MRP (Material Requirement Planning)

MATERIAL REQUIREMENT PLANNING

Pengertian MRP ( Material Requirement Planning )

            MRP ( material requirement planning ) adalah suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang tepat dalam perencanaan kebutuhan produk dalam proses produksi. ( Yudha Astana)

Material Requirement Planning (MRP) merupakan suatu teknik atau prosedur logis untuk menterjemahkan Jadwal Produksi Induk (JPI) dari barang jadi atau end item menjadi kebutuhan bersih untuk beberapa komponen yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan JPI. MRP ini digunakan untuk menentukan jumlah dari kebutuhan material untuk mendukung Jadwal Produksi Induk dan kapan kebutuhan material tersebut dijadwalkan. (Orlicky,et al.1994).

 Perencanaan kebutuhan material (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis untuk penentuan kuantitas serta waktu dalam proses perencanaan dan pengendalian item barang (komponen) yang tergantung pada item–item tingkat (level) yang lebih tinggi (dependent demand).

Fungsi-fungsi MRP sebagai berikut.

·         Pengendalian persediaan material ( bahan baku )

·         Sistem perencanaan dan pengendalian produksi.

Selain fungsi MRP yang sudah dipaparkan diatas, ada juga tujuan MRP sebagai berikut.

Tujuan MRP

Secara umum, sistem MRP dimaksudkan untuk mencapai tujuan sebagai berikut.

·         Minimalkan Persediaan

MRP menentukan berapa banyak dan kapan suatu komponen diperlukan disesuaikan dengan Jadwal Induk Produksi (JIP). Dengan menggunakan komponen ini, pengadaan (pembelian) atas komponen yang diperlukan untuk suatu rencana produksi dapat dilakukan sebatas yang diperlukan saja sehingga dapat meminimalkan biaya persediaan.

·         Mengurangi resiko karena keterlambatan produksi dan pengiriman

MRP mengidentifikasikan banyaknya bahan dan komponen yang diperlukan baik dari segi jumlah dan waktunya dengan memperhatikan waktu tenggang produksi maupun pengadaan atau pembelian komponen, sehingga memperkecil resiko tidak tersedianya bahan yang akan diproses yang mengakibatkan terganggunya rencana produksi.

·         Komitmen yang realistis

Dengan MRP, jadwal produksi diharapkan dapat dipenuhi sesuai dengan rencana, sehingga komitmen terhadap pengiriman barang dilakukan secara lebih realistis. Hal ini mendorong meningkatnya kepuasan dan kepercayaan konsumen.

·         Meningkatkan efisiensi

MRP juga mendorong peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik sesuai dengan Jadwal Induk Produksi (JIP).

Dengan demikian terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan MRP (Material Requirements Planning), yaitu.

a.       Menentukan kebutuhan pada saat yang tepat

Kapan pekerjaan harus selesai atau material harus tersedia agar Jadwal Induk Produksi (JIP) dapat terpenuhi.

b.      Menentukan kebutuhan minimal setiap item melalui sistem penjadwalan.

c.       Menentukan pelaksanaan rencana pemesanaan.

d.      Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang harus direncanakan didasarkan pada kapasitas yang ada.

Manfaat MRP

·         Peningkatan pelayanan dan kepuasan

·         Peningkatan pemanfaatan fasilitas dan tenaga kerja

·         Perencanaan dan penjadwalanpersediaan yang lebih baik

·         Tanggapan yang lebih cepat terhadap perubahan dan pergeseran pasar

·         Tingkat persediaan menurun tanpa mengurangi pelayanan kepada konsumen

Dengan metode MRP dapat memesan sejumlah barang atau persediaan sesuai dengan jadwal produksi, maka tidak akan ada pembelian barang walaupun persediaan telah berada pada tingkat terendah. MRP dapat mengatasi masalah-masalah kompleks dalam persediaan yang memproduksi banyak produk. Masalah yang ditimbulkannya antara lain kebingungan inefisiensi, pelayanan yang tidak memuaskan konsumen.

Penentuan kebutuhan material yang pasti dalam proses produksi akan meminimalkan kerugian yang timbul dalam kaitannya dengan persediaan. Dengan menggunakan metode MRP untuk melakukan penjadwalan produksi, maka perusahaan akan menentukan secara tepat perencanaan tanggal penyelesaian pekerjaan yang realistik, pekerjaan dapat selesai tepat pada waktunya, janji kepada konsumen dapat ditepati dan waktu tengang pemesanan dapat dikurangi.

Input Yang Dibutuhkan Dalam Konsep MRP, Yaitu Sebagai Berikut.

1.      Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), merupakan ringkasan skedul produksi produk jadi untuk periode mendatang yang dirancang berdasarkan pesanan pelanggan atau peramalan permintaan.

2.      Status Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record), merupakan catatan keadaan persediaan yang menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan yang berkaitan dengan:

a.       Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand inventory).

b.      Jumlah barang yang sedang dipesan dan kapan pesanan tersebut akan datang (on order inventory).

c.       Lead time dari setiap bahan.

3.      Struktur Produk (Bill Of Material), merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya yang memberikan informasi mengenai daftar komponen, campuran bahan dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat produk.

Ada Empat Tahap Dalam Proses Perencanaan Kebutuhan Material Atau Proses MRP, Tahapan Tersebut Adalah Sebagai Berikut.

1.      Netting (Perhitungan kebutuhan bersih)

Netting adalah proses perhitungan kebutuhan bersih yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor denagan keadaan persediaan.

2.      Lotting (Penentuan ukuran pemesanan)

Lotting adalah menentukan besarnya pesanan setiap individu berdasarkan pada hasil perhitungan netting.

3.      Offsetting (Penetapan besarnya waktu ancang-ancang)

Offsetting bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melaksanakan rencana pemesanan dalam memenuhi kebutuhan bersih yang diinginkan lead time.

4.      Exploding (Perhitungan selanjutnya untuk level di bawahnya)

Exploding adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat level dibawahnya, berdasarkan pada rencana pemesanan.

Output MRP Sekaligus Juga Mencerminkan Kemampuan Dan Ciri Dari MRP Yaitu.

1.      Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) penentuan jumlah kebutuhan material serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang.

2.      Order Release Report (Laporan Pengeluaran Pesanan) berguna bagi pembeli yang akan digunakan untuk bernegoisasi dengan pemasok dan berguna juga bagi manajer manufaktur yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi.

3.      Changes to Planning Orders (Perubahan terhadap pesanan yang telah direncanakan) yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan dan pengubahan jumlah pesanan.

4.      Performance Report (Laporan Penampilan), suatu tampilan yang menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stok dan ukuran yang lain.

Kelebihan Dan Kelemahan Material Requirement Planning

Ø  Kelebihan

·         Kemampuan memberi harga lebih kompetitif

·         Mengurangi harga penjualan

·         Mengurangi Inventori

·         Pelayanan pelanggan yang lebih baik

·         Respon terhadap permintaan pasar lebih baik

Ø  Kelemahan

Problem utama penggunaan sistem MRP adalah integritas data. Jika terdapat data salah pada data persediaan, bill material data/master schedule kemudian juga akan menghasilkan data salah. Problem utama lainnya adalah MRP systems membutuhkan data spesifik berapa lama perusahaan menggunakan berbagai komponen dalam memproduksi produk tertentu (asumsi semua variable).

Persyaratan Model Persediaan Devenden

·         JIP ( jadwal induk produksi )

·         Spesifikasi / daftar kebutuhan bahan ( bill of material BOM )

·         Ketersediaan persediaan

·         Pesanan pembelian yang belum dipenuhi

·         Waktu tunggu

PERAMALAN

PRAKIRAAN ATAU PERAMALAN (FORECASTING)

Prakiraan atau peramalan merupakan seni dan ilmu dalam memprediksikan kejadian yang mungkin dihadapi pada masa yang akan datang. Para manajer dibantu oleh peralatan metode-metode peramalan yang dapat digunakan sehingga dapat memberikan hasil peramalan yang lebih dapat dipercaya akan ketepatannya. Oleh karena masing-masing metode peramalan berbeda-beda, maka penggunaannya harus hati-hati terutama dalam pemilihan metode untuk penggunaan dalam kasus tertentu. Di samping itu perlu pula diperhatikan bahwa prakiraan atau peramalan selalu salah, dimana jarang sekali terjadi apa yang diperkirakan atau diramalkan tentang penjualan misalnya sama persis dengan jumlah yang terjadi dalam penjualan nyata.

            Walaupun selalu terdapat adanya penyimpangan hasil peramalan dengan apa yang terjadi, tetapi upaya dapat dilakukan untuk mengurangi kesalahan dari prakiraan atau peramalan tersebut. Terdapat dua cara untuk mengurangi kesalahan atau error dari prakiraan/peramalan yang dilakukan. Cara yang pertama adalah mengurangi kesalahan atau error tersebut melalui prakiraan atau peramalan yang terbaik. Sedangkan cara yang kedua adalah membuat fleksibilitas atau keluwesan dari operasi produksi. Dengan prakiraan atau peramalan yang baik akan selalu menghadapi beberapa kesalahan atau error, tetapi kemungkinan kesalahan yang terkecil adalah konsisten dengan tujuan dari biaya prakiraan atau peramalan yang masuk akal.

A.    KEBUTUHAN PRAKIRAAN ATAU PERAMALAN DALAM MANAJEMEN PRODUKSI DAN OPERASI

Setiap manajer selalu berkeinginan untuk dapat mengestimasikan atau memprakiraan besarnya seluruh permintaan jangka panjang dan estimasi atau prakiraan permintaan jangka pendek untuk masing-masing produknya. Jadi prakiraan atau estimasi yang lebih terinci dibutuhkan untuk item yang khusus atau subcomponents yang mengaruh pada ke masing-masing produk.

Sebenarnya kita dapat membedakan jenis-jenis prakiraan atau peramalan yang berbeda yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan seberapa jauh fokus kita kemasa depan. Prakiraan atau peramalan untuk item yang individualdipergunakan untuk penyusunan rencana yang bersifat jangka pendek melalui sistem konversi. Sedangkan prakiraan atau peramalan produk yang menyeluruh atau aggregate dipergunakan untuk penyusunan rencana bagi penetapan kapasitas, lokasi dan pengaturan tata letak atau lay-out yang menjangkau penggunaan untuk jangka waktu yang lebih panjang. Gambaran keadaan ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini yang mencerminkan kebutuhan prakiraan atau peramalan dalam manajemen produksi dan operasi. Berbagai jenis keputusan perencanaan membutuhkan jenis-jenis informasi yang berbeda, yang sangat tergantung pada masa waktu peramalan atau jangka waktu ke depan dari prakiraan atau peramalan yang di cakup.

            Dalam dunia usaha dan ekonomi, istilah prakiraan atau peramalan dipergunakan dalam beberapa bentuk istilah lain, seperti estimasi, prediksi dan proyeksi. Pengertian prakiraan atau peramalan adalah penggunaan data atau informasi untuk menentukan kejadian pada masa depan, dalam bentuk perhitungan atau prakiraan dari data yang lalu dan informasi yang lainnya untuk penentuan terlebih dahulu atau prakiraan. Sedangkan prediksi bersifat subjektif dalam mengestimasikan apa yang dihadapi pada masa depan, juga menggunakan data atau informasi pada masa lalu secara pertimbangan subjektif.

B.     PENGGUNAAN PRAKIRAAN ATAU PERAMALAN PERMINTAAN DALAM SUBSISTEM PRODUKSI DAN OPERASI

            Umumnya untuk menentukan atau merencanakan jumlah hasil yang akan diproduksi sangat ditentukan oleh jumlah atau besarnya permintaan akan produk tersebut. Dalam merencanakan atau merancang sistem tercakup perancangan produk (product design), perancangan proses (process design), investasi dan penggantian peralatan, serta perencanaan kapasitas. Sedangkan penjadwalan sistem tercakup perencanaan produksi menyeluruh atau aggregate dan penjadwalan operasi (operations scheduling). Dalam pengendalian sistem (controlling the sistem) tercakup pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian tenaga kerja dan pengendalian biaya. Ketiga kegiatan tersebut, yaitu perencanaan sistem, penjadwalan sistem dan pengendalian sistem menentukan hasil keluaran berupa barang atau jasa.

C.    PENGGUNAAN PRAKIRAAN ATAU PERAMALAN DAN METODENYA UNTUK PRODUKSI OPERASI

Metode peramalan kualitatif mendasarkan prakiraan/peramalan pada keputusan pandangan atau intuisi seseorang. Beberapa orang dapat menggunakan metode kualitatif yang sama tetapi hasil prakiraan/peramalannya dapat berbeda. Metode prakiraan/peramalan kulaitatif yang banyak digunakan adalah Delphi technique, survei pasar dan judgement/intuisi

Metode prakiraan/peramalan kuantitatif terdiri dari prakiraan/peramalan deret waktu (time series) dan peramalan sebab akibat. Kedua metode kuantitatif ini mendasarkan prakiraan atau peramalannya adalah pada data yang lalu, dengan menggunakan predictor untuk masa mendatang. Dengan mengoleh data yang lalu maka melalui metode time series atau kausal akan sampai pada suatu hasil prakiraan atau peramalan.

Tabel penggunaan peramalan untuk produksi operasi dan metodenya

Penggunaan peramalan untuk keputusan produksi operasi	Jangka waktu	Ketetapan yang dibutuhkan	Jumlah produk	Tingkat manajemen	Metode peramalan
Desain proses	Panjang	Rata-rata	Satu atau beberapa	Puncak	Kualitatif & kausal
Perencanaan kapasitas mesin	Panjang	Rata-rata	Satu atau beberapa	Puncak	Kulaitatif & kausal
Perencanaan agregat	Menengah	Tinggi	Beberapa	Menengah	Kausal & time series
Scheduling	Pendek	Sangat tinggi	Banyak	Rendah	Time series
Manajemen persediaan	Pendek	Sangat tinggi	Banyak	Rendah	Time series

            Metode prakiraan atau peramalan deret waktu (time series) mendasarkan data yang lalu dari suatu produk, yang dianalisis pola data tersebut apakah berpola trend atau musiman ataupun siklus. Metode-metode yang dapat dipergunakan dalam hal ini dapat berupa moving average, exponential smoothing, model matematika dan metode Box-Jenkins.

            Metode prakiraan atau peramalan sebab akibat juga didasarkan dari data yang lalu, tetapi menggunakan data dari variabel yang lain yang menentukan atau memengaruhinya pada masa depan, seperti penduduk, pendapatan dan kegiatan ekonomi. Metode-metode yang dapat dipergunakan dalam hal ini dapat berupa regresi, model ekonometri, model input-output dan model simulasi.